Ledenbestand

Het bestuur van de Historische Vereniging De Elf Marken heeft op dinsdag 18 december 2018 vastgesteld dat de registratie van persoonsgegevens (het ledenbestand*) wordt bijgehouden om:

– de leden het tijdschrift ‘Ons Markenboek’ te kunnen toezenden;

– de leden informatie te verstrekken over activiteiten zoals lezingen, excursies, projecten e.d.;

– de facturering van de contributie te registreren en te bewaken;
– de leden te kunnen benaderen voor verenigingsactiviteiten.

Het ledenbestand bestaat uit bestanden die met het computerprogramma ‘PC-leden’ bijgehouden worden en bevat:

– naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, rekeningnummer (incasso)
– emailadres
– bezorger

De bestanden worden door de penningmeester en ledenadministrateur beheerd op een privécomputer. Deze computer is goed beveiligd tegen schadelijke software, hackers en computercriminelen. Op een externe harde schijf staat een backup.

De bestanden worden gecontroleerd door de penningmeester, die onmiddellijk op de hoogte wordt gesteld van alle wijzigingen. Leden en sponsoren verrichten hun betalingen naar de bankrekening van De Elf Marken, die beheerd wordt door de penningmeester.

De nieuwsbrief

De Nieuwsbrief wordt gezonden aan alle leden, voor zover een email adres bekend is, en aan overige geïnteresseerden. De gegevens worden bijgehouden op een privé-computer, die goed beveiligd is tegen schadelijke software etc. 

Beleid

Het is het uitdrukkelijke beleid van De Elf Marken om niet te profiteren van het gebruik van de bestanden en deze niet te verkopen. Gegevens uit deze bestanden worden alleen ter beschikking gesteld aan anderen als dat nodig is om een doel van De Elf Marken te realiseren. Daarbij wordt steeds afgesproken dat de verstrekte gegevens, na gebruik voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt, worden vernietigd.

*Het ledenbestand omvat ook donateurs, abonnementhouders en andere relaties die mogelijk geen leden zijn